在物流范畴内，建立的信息收集、整理、加工、储存、服务工作系统，称为物流信息系统。如果物流涉及的范畴内，建立若干从事此项工作的网点并以一定形式连接，则构成了信息网络。一般来讲，完整的销售物流信息系统应具备以下基本功能：1、定时掌握系统现状。通过计算机网络掌握各流通中心、仓库及销售网点的库存、配送、客户、结算信息。2、接受订货。通过中心销售部门或网点接受订货或购买要求，由信息中心进行处理，制定供货计划。3、指示发货。信息中心收到定单后,根据用户信息通过计算机网络确定发货。4、配送计划。配送中心根据发货指令，选定配送路线和配送车辆，制定最优的配送计划并发出配送指令。5、反馈及结算。6、日常管理。及时计算订货、发货余额、库存水平等，以进行库存管理、订发货管理。7、补充库存，调整生产计划。根据前期供求状况对近期情况进行预测，发出补充库存或增减生产数量的指令。8、与外系统衔接。对系统外生产厂商及物流业发出订货、运输及储存要求并与外系统进行信息交换。
完整的物流信息系统工作内容是非常复杂的。大多数的企业较多的是各个子系统。如供应信息系统、销售物流系统、订货及结算系统等，而且他们分属不同部门的管辖，造成了信息交流的时滞及阻碍。如果能将各子系统按照业务流程协调起来，将大大提高企业的竞争力。下面通过海德堡中国有限公司耗材部的物流信息系统来说明这一点。
德国海德堡公司是全球印刷行业的老大。除了印刷机外，同时经营配套的印刷耗材。海德堡中国有限公司耗材部的物流信息系统是一个完整的系统。该公司耗材部销售九百多种印刷耗材，客户分散在全国各地。如果没有一个好的物流信息系统，可以想象，其销售管理将会是一个混乱状况。该物流信息系统采用由EXCEL公司开发的ASPAS系统，包括定单子系统，财务结算子系统，物流配送查询子系统，分别安装在海德堡中国有限公司北京、上海、深圳、香港办事处及第三方物流公司--金鹰国际货运公司，负责仓储、配送。
金鹰货运公司在全国各大城市均有业务网点及仓库、运输设备，采用专业的运输公司进行配送可以降低成本。其业务流程如下：分属于北京、上海、深圳、香港的销售人员争取到客户后在各自的办公室通过ASPAS定单子系统下定单，通过EDI（电子数据交换系统）传到金鹰货运公司。金鹰货运在收到定单后首先确认定单，然后进行包装，组织配送及送货。每一个环节均有电子单据凭证。EDI的运用减少甚至消除在物流过程中填制各种纸面单据或凭证。物流信息系统对数据的收集、处理、存储和传输，提升了商品入、出库速度，减少差错，降低损耗率，缩短了下订单到发货的速度，为计算出合理的库存率提供准确依据，大大提高了物流效率，从而降低了人工费用、能源费用及利息费用。另外，销售人员下订单之前，还要在财务部下属客户信用审查部门通过客户信用审核并在ASPAS财务结算子系统备案，同时，对每一个客户的付款情况均进行记录。
物流与财务系统的结合，一方面使物流部门能够及时了解到反映物流费用成本的真实资料，为其经营决策提供了依据，降低了风险，另一方面，财务部门经常要预测未来的现金收入流量，有赖于物流部门提供关于产品脱离生产线后销售及向客户配送的动态资料，作为计算依据。财务部门将依据资金的收益率大小，将企业有限的资金投入到经济效益高的部门，扩大和发展生产经营使企业的竞争力获得提高。
当销售人员或客户想知道货物运送情况时，还可以通过基于Internet的特定网页输入用户名和密码后进行查询。该系统记录了每一单定货的定单号，货物名称，下单日期，从仓库取货进行包装日期，发货日期，及货物到达客户处签收日期。因此无论是销售人员还是客户都能够很方便的了解到货物的实际状况。这样大大提高了服务水平及顾客满意程度。
物流信息系统也可以提高信息的跟踪能力。对于客户来说，订货之后最需要了解的是物品的流通过程以及物品是否安全准确地到达指定的地点。该系统提供的在线查询功能可以使客户随时了解自己的物品是否发运、在途中、到站及签收。海德堡耗材部承诺从发出订单到货物到达，为72小时，每一个环节均可通过网上查询，客户可以随时了解情况，从而获得客户的信赖，促进产品销售。香港办事处作为各分支的总监控，通过ASPAS系统同时掌握各分支的材料销售及库存状况，当需要补充货物时，向生产厂家发出定货要求，并能够向金鹰公司发出将分属于不同地点的库存进行相互间的调度的指令。物流信息系统向管理人员提供决策数据，即将管理信息系统的管理数据改变为决策数据，管理人员结合自己的经验判断做出最终决策。物流过程是一个单向的过程，所以更需要依靠决策系统支持，在物流活动开始之时先更科学地做好决策。
在生产企业和商业企业都进入了一个微利时代的今天，物流已成为企业取得竞争优势的重要源泉。好的物流系统可以降低成本，降低风险，提高服务水平，为决策提供科学依据。而加强物流信息系统建设是整个物流系统的关键，利用最先进的物流信息技术为企业发掘出更大的利润空间。
