随着中国加入WTO，许多外资银行已经进入中国市场，并开展了各种各样的金融业务。在激烈的市场竞争中，要保持竞争优势，国内银行就需要另辟蹊径，寻求一条更好的生存之路，努力提高自己的办公效率及服务水平，使自己能够在强手如林的市场竞争中处于不败之地。上海银行是一家由上海市国有股份、中资法人股份、外资股份及众多个人股份共同组成的新型的股份制商业银行，通过内、外部网传递Adobe PDF文件的方式降低了成本、提高了工作效率，并最终赢得客户。
上海银行自1995年成立以来，始终以支持地方经济建设为己任，在积极探索现代商业银行发展之路的过程中，不断优化客户群，形成了贷款品种多样化、融资手段多元化的特点。现在，上海银行已拥有“365天服务”及双休日照常营业的营业网点80家，“夜间银行”27家，24小时自助银行2家，24小时应急服务中心1家，较好地满足了企业单位及广大市民的需求。
上海银行总部的许多职能部门之间每天都有大量的往来公文。他们意识到公文作为信息的载体，在日常办公中起着重要的作用，通过它，总部及部委机关的指示和精神才能传达到各下属机构；下属机构也需要把情况及时准确地反馈给上级机关。如何保证这些公文能够及时高效、安全稳定地传送，就变得非常重要。原来，上海银行通过传统的邮局方式来传输公文，它的流程为：制作公文——印刷——邮局邮递——接收。这种方式存在效率低、不易管理、安全性差等缺陷，所以上海银行迫切需要建立一套高效、安全、稳定的电子公文传输系统。上海银行的领导历来十分重视信息化建设，将“科技兴行”作为企业发展的关键。目前，行内已经建立了高效、先进的计算机网络系统，这就为实施电子化传输公文提供了强有力的保证。
目前市场上常见的公文格式有Word、WPS、S2等，从公文格式的通用性、公文的安全性考虑，上海银行经过认真仔细的筛选，最后选定了Adobe 便携文件格式——PDF作为公文的标准格式。因为PDF 文件是以PostScript语言图象模型为基础，是一种“文本+图像”的格式，能保留原文件包括字符、字体、版式和色彩在内的所有信息，文件浏览不会受到操作系统、网络环境、应用程序版本及字体的限制，银行的工作人员无论使用的是何种类型的电脑、软件、打印机，Adobe PDF 文件会与原始文件完全相同。上海银行使用Lotus Domino/Notes作为传输公文的平台，通过对PDF作后台开发，使系统能够自动将Word文档转换成PDF；发送方可以自动对PDF文件进行加密（包括打开，修改），接收方自动对PDF公文解密（只能查看，不可以编辑）；如果公文脱离了本系统，就不可以被打开、被编辑，这些功能均能够在后台执行，用户不需要也不知道密码。由此很好地解决了公文格式的通用型、收文方不可修改公文内容以及与其它应用程序结合等问题。
上海银行之所以选择Adobe Acrobat 及PDF技术作为公文传送系统的开发平台，据其开发人员讲：这是因为银行内部文件、表格如有任何变化都会被认为无效，而Adobe PDF 文件的精确保真度对于银行公文来说是极其重要的。对于电子公文来讲，还有一个关键问题，就是如何保证在传送、阅读过程中的安全性、保密性，Acrobat保护编码以及分级加密的功能，能够设置安全的身份验证，只有指定的收件人才能看见特定的内容，保证了文件的有效性、规范性、严肃性。
