市场与企业是资源配置的两种可相互替代的手段,企业存在的前提就是企业内部的组织成本低于市场交易成本。对企业组织成本而言,大量的因素对其产生影响,而通过对西方企业所走过的历程的分析,我们发现,企业管理会计系统的设计与利用,对降低企业组织成本起着至关重要的作用,而预算管理则是这一系统设计的核心。预算管理搞的好不好是检验管理科学化的重要标志之一。如果说网络化汇总报表的实现为集中式管理提供了基础,那么红盾网的成功建设又使北京市工商行政管理局的预算监控有了质的飞跃,从而真正的实现了集中式管理。

  北京工商局实际预算的执行工作中,常用的预算控制方法主要有下述五种,以下分别就各种预算控制方法做简要的介绍并阐述其在传统环境下的弊端或不足及在网络环境下的解决方案和优势。在此必须说明的是:有些控制方式在手工条件下也有所利用,有些方式却是网络建设成功之后才加以利用的。另外,本文的预算控制是一种广义的预算控制,不仅包括收入、费用的预算控制,还包括资金的预算控制等。

  一、 反馈式控制方法。

  1、方法简介

  反馈式控制方法是根据对同一目标进行二次控制的原理,建立的一种预算控制方法。如建立支出先审批后支用的制度,就是一种典型的反馈式控制方法。其核心是规定一切支出在发生前必须先审批后使用,审批的金额与实际使用的金额必须相符,通过使用前的审批和使用后的核对,达到反馈的目的。反馈式控制是一种高效的事前和事后相结合的控制方法,通过规范的事前审批和事后审核,严格控制预算。这种方法一般是用于应用大额资金或应用资金时易产生差错时,进行的一种非常严格的监控方式。

  2、在传统环境下的弊端

  在传统单机及财务局域网的环境下,它涉及部门较多,而各部门之间没有一个贯通的网络连接,无法及时的反馈信息,造成了操作上的难度,于是,传统环境下几乎无法应用。即使使用通常也只针对非常大额,决策时间上较宽裕的费用支出。

  3、在网络环境下的解决方案

  解决方案流程图

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    图3  反馈式预算控制流程图


  解决方案的说明

  (1)    下级单位在发生支出前填制申请书通过网络上传给上级单位;

  (2)    上级单位根据预先编制好的预算文件与申请文件进行对比;

  (3)    上级单位根据对比情况或实际情况决定授权额度;

  (4)    下级单位根据授权的额度予以实际执行;

  (5)    下级单位将实际执行的情况再予以反馈。

  (6)    上级单位通过使用前的审批和使用后的核对,达到反馈及监控的目的。

  4、网络化反馈式预算控制的优势

  用友NC软件与Lotus Domino开发的办公自动化系统可以很好地整合,实现反馈式预算控制的要求。北京市工商局可以在不影响下级单位工作的前提下,通过“红盾网”连接到下级单位的工作站上,查看其账务处理的全部过程,及时获取有效信息、发现下级单位在预算执行、财务管理中存在的问题并及时解决,充分发挥上级单位财务监控的职能。另外,上级单位还可以跳过二级单位直接对连在“红盾网”上的各个三级单位进行监控,减少了不必要的管理环节,实现了对下级单位的垂直管理,有效的提高了工作效率,节约资源。图4显示的即是市局通过用友NC软件远程查账的界面。通过此界面市局可以迅速查看下级单位预算执行状况。


图4 远程查账界面