以前，销售员每天离开公司拜访客户前需手工从公司服务器去下载文件到本地电脑，费时费力。现在使用TeamFusion FileShare，销售只需点击一下鼠标，所需资料即由系统自动同步到本地电脑。同时无需等待下载完成，销售即可进行下一步工作——撰写当日的工作计划，和客户约定拜访时间，定单跟踪等，极大地提高了工作效率。
TeamFusion FileShare的自我管理用户访问权限功能，使我轻松实现文档有效管理。
吕先生，交大龙山公司信息主管
浙江交大龙山软件有限公司是一家以发展高新技术为核心，转化科研成果为重点，实现产学研一体化的高科技企业。该公司已经把网络税务平台、多媒体远程教育和视频会议等产品线成功推向市场，其中网络财税软件在国内同类软件中处于领先水平。该公司目前在全国范围内建立了4个分支机构，这些分支机构主要负责当地市场的拓展和技术支持。
动因分析
吕先生告诉记者，在公司使用TeamFusion FileShare之前，销售出差在外要获得公司服务器上的文件通常采用FTP方式访问，但由于这些文件如合作项目，需求、分析报告等属于机密文件，我们感觉非常不安全，万一被竞争对手窃取文件，后果更是不堪设想。
另外，这些重要文件通常等都存放在公司服务器上，销售员每次出差前都要花费大量时间去公司服务器查看并下载到他的笔记本，而且还不能确定那些文件是否是当日最新的，这种情况也大大影响了工作效率。
我们在各地的分支机构需要保持紧密沟通，进行项目的后期跟踪，市场拓展和技术支持。以前由于分公司无法访问总部服务器的文件，只能通过电子邮件传送、收发文件，这很容易发生版本混乱，例如：经常发生同文件名的问题，导致有用的文件被覆盖；报价每天都收到，有时会搞不清哪个是最新的版本。且文件以附件形式发送，会造成各地分支机构的员工需花很多时间重新组织、维护这些文件，以便能随时查阅。
不同文件需要下发给不同部门的不同的人，发送前的准备工作很费时，因为每次要整理不同的发送名单，准备不同的资料，且通过电子邮件不能确保是否收到，是否及时查阅和给予反馈。
针对我们公司存在的这些问题，我考察分析了不少软件，其中安富软件公司的TeamFusion FileShare 1.0产品成了我们最终的选择。由于该软件通过企业专用的服务器，让分支机构的成员可以跨地域、安全、便捷地共享文件，无需昂贵、复杂的 WAN/VPN，或采用不安全的FTP，只要利用有限的投资，就能创造出更高的效率。
找到了合适的应用解决方案，我们先进行了试点，发现通过自动跟踪功能，随时能了解文件更新的情况，随时把握最新的信息及时应变。通过企业专有专用的即时消息系统，让商务沟通更高效，并有效降低了通信成本。对于公司内经常需要进行移动办公的人士，通过便捷的文件同步功能，离线也能查看文件，并且一键下载功能快速同步文件。这些移动办公人士不论身处何地，通过Internet都可以安全访问到公司内部的文件，提高了移动办公效率。
现在我们交大龙山各分支机构全面启用了TeamFusion FileShare 1.0，由我负责创建不同的资料库，例如：销售资料库、产品研发资料库、人事档案资料库等，这样各部门的成员就可以分别按各自需求查询下载所需文件和上传文件，轻松实现了远程文件的全面共享。另外TeamFusion FileShare对每个资料库事先都可以设定权限，指派不同的经理负责资料库，于是各部门经理通过权限设置给各部门/项目成员以不同的访问权，这样每个文件夹或文件的创建者都能灵活地管理各自的文档。TeamFusion FileShare还具有管理权限移交的功能，例如：销售总监临时出差或渡假，他就可以把管理权限移交给他的助手，这样丝毫不影响整个部门的正常运行和文件的使用和管理。此外，像现金流报告等机密文件可以设定各部门经理有访问权限，这样就充分确保了重要文件的高度机密性。
现在交大龙山公司在各地的销售和分支机构的员工都采用一键下载功能快速同步文件， 随时把握最新的信息。我们感到特别满意的是，由于系统是装在用户本地电脑，所有应用也在本地运行，数据自动同步并存储在本地， 所以销售在离线状态(出差途中)或者分支机构成员在网络不稳定断线情况下也能随时访问和查阅所需文件。并且FileShare 后台同步处理多项上传、下载和编辑任务，减少不必要的等待时间，提高了大家的工作效率。同时大家就一些突发问题采用TeamFusion Fileshare的即时消息系统进行及时沟通和讨论， 加速了工作进程和决策。
下步计划
如今我们公司已经购买了一套TeamFusion FileShare 1.0软件和200个客户端许可证使用权。位于北京、上海、成都、西安等到地的200余名员工都开始使用安富TeamFusion FileShare 1.0进行日常管理工作。随着使用效益的体现，我们还在考虑扩大使用范围，并且会随着TeamFusion FileShare的升级而体验新的协作功能。听说Fileshare 2.0的文件搜索、文件共同编辑、文件更新的自动提醒和通知，文件版本控制，基于角色的权限控制等相当不错，我们正在考虑更新版本。
经验总结
自从我们浙江交大龙山软件公司使用安富TeamFusion FileShare开展信息的全面共享以来，我们实现了随时随地交流想法，以便快速作出决策，加快了工作进程，提高了工作效率， 增强了应对市场变化的能力，从而在行业中继续保持领先地位。（完）
